Blog.

Como a Transformação Digital está mudando o mercado de Eventos

O setor de eventos no Brasil é um mercado pujante e crescente. Segundo dados da ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos) este segmento representa 4,3% do PIB brasileiro. Por conta dessa magnitude, o uso da tecnologia se fez indispensável. Essas tecnologias facilitam a vida dos organizadores de eventos trazendo velocidade aos processos e também dados analíticos importantes em tomadas de decisão.

Veja alguns exemplos de como a Tecnologia facilita a vida dos organizadores de evento:

Material impresso

Hoje, mais do que nunca, os organizadores estão preocupados em realizar um evento mais “green friendly”. Não é raro encontrar muitos catálogos, flyers e todo tipo de material impresso nas lixeiras dos eventos. Além do desperdício, existem também os erros de impressão, mudança de agenda e outras intempéries que acabam por transformar literalmente o material impresso em lixo. Banners, adesivos e outros materiais também têm a mesma destinação pós-evento! Além da questão ambiental, existe o problema logístico. São caixas e mais caixas sendo transportadas de diversos destinos e que reflete em maiores custos de mão de obra e frete.

Pequenas ações podem ser tomadas para diminuir desperdício, custo e transformar seu evento mais “green”: Utilize as vias digitais como: Redes Sociais, E-mail Marketing, Push Notifications e Sinalização Digital no evento, para se comunicar com o público. Crie um aplicativo para o evento e concentre toda a informação que antes fora impressa, nele. Outro benefício do digital, é poder medir o alcance destas ações, algo que o impresso não possibilita.

Networking

Networking é um ponto muito importante quando falamos de evento. É a chance que os participantes têm de se conectar com pessoas que dificilmente conseguiriam em outro ambiente. Ter em sua audiência um bom nível de participantes é um ponto chave para o sucesso do seu evento, mas sabemos que nem todos nós somos bons nessa arte de conectar-se com as pessoas. Hoje com muitos eventos online por conta de redução de custos, os organizadores de evento precisam se esforçar ao máximo para criar esse ambiente de conexão entre os participantes e a tecnologia pode ajudar e muito nisso.

Um aplicativo de evento pode conectar as pessoas antes, durante e depois do evento. Funciona assim, cada participante cria um perfil com suas informações como: empresa, cargo, interesses, etc. e desta forma o aplicativo funciona como um “Linkedin” do evento. Você consegue buscar os participantes pelo nome, interesse, empresa ou cargo e enviar mensagens em chat privado ou pedidos de reunião. Para pessoas mais tímidas, de fato esta é uma grande funcionalidade.

Ferramentas de Gerenciamento de Eventos

Muitos organizadores de evento continuam utilizando planilhas de Excel como recurso no planejamento do evento. Sim, o Excel é bastante flexível, mas quando procuramos por ferramentas de fluxo de trabalho encontramos opções muitos mais simples de usar e eficientes.

Você pode fazer integrações entre sistemas que usa atualmente com novas ferramentas. Por exemplo, integrar o Slack com o Salesforce, para que as informações fluam automaticamente entre elas. Escolha uma ferramenta e treine seu pessoal, irá te economizar muito tempo no longo prazo.

O ponto importante das Ferramentas de Gerenciamento de Eventos é que elas podem se integrar com seus sistemas específicos como Registro, E-mail Marketing, CRM, etc. A integração entre sistemas é o ponto crucial, já que dificilmente uma única ferramenta será capaz de suprir todas as suas necessidades.

Aplicativo para evento

Como atualmente as pessoas estão o tempo todo com seus celulares em mão, nada mais prático que ter um aplicativo no seu evento. Um ponto que preocupa os organizadores é a adoção do aplicativo. Em média a taxa de adesão é de 70% quando o público considera que o aplicativo possui conteúdo útil. Essa taxa pode chegar a 100% de adesão, quando o organizador concentra todas as informações do evento, somente no aplicativo. A taxa de adesão também costuma ser alta quando os organizadores realizam votações ao vivo e liberam perguntas aos palestrantes pelo aplicativo.

Wifi

Wifi nos eventos deixou de ser “seria bom ter” para “deve ter”!

Para calcular a necessidade de banda de Internet, deve ser levado em conta o número de participantes e dispositivos, e estimar o quanto cada participante utilizaria.

Pode ser um bom canal para promover sua marca ou patrocinador, quando o usuário for efetuar o login de acesso à rede.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *