Blog.
workshop

Como Montar um Workshop

O que é workshop?

Workshop é um evento de curta duração que reúne pessoas interessadas em determinado assunto para aperfeiçoar-se por meio de explicações e de atividades práticas.

Como montar um workshop? 

Esta é uma estratégia muito utilizada pelas empresas no momento em que vivemos, a realização de eventos e workshops permite que as empresas se envolvam e engajem cada vez mais seu público, desta maneira é possível estar mais próximo de cada um deles. 

Contudo, este é um trabalho bastante complexo, no qual exige atenção, dedicação e planejamento não só antes do evento, mas durante e após ele também. 

Para pagar uma empresa que organize seu evento, muitas vezes não é viável, principalmente se sua empresa é pequena ou se você deseja realizar um evento gratuito.

Portanto, para facilitar hoje passaremos alguns passos que você pode seguir para produzir seu workshop de maneira simples, eficaz e com um custo baixo.

Como organizar um workshop: 10 Passos para organizar um evento

  1. Defina um tema
  2. Defina a equipe
  3. Será pago ou gratuito?
  4. Público-alvo e número de participantes
  5. Quem se apresentará?
  6. Data, horário e local
  7. Marketing
  8. Pós-evento

Defina um Tema

O tema é o pontapé inicial para poder organizar um bom evento, é a base para conseguir criar um planejamento e definir como deverá ser realizado todo o trabalho para a realização do workshop.

Se você deseja que seu workshop seja um sucesso procure um tema atual e envolvente, que realmente atraia a atenção de seu público e desperte interesse. 

Precisa de um insight? Procure temas que seus concorrentes estão utilizando e a reação do seu público a eles.

Sua Equipe

Procure por parceiros que se envolvam em seu projeto, que realmente vistam a camisa da empresa. 

Busque também por parceiros e fornecedores, porém esteja atento e tenha total controle sobre toda a sua equipe. Esteja atento para que todos estejam indo em direção do mesmo objetivo, somente desta maneira seu workshop será bem sucedido. 

A equipe que você escolherá é essencial para que seu workshop seja um sucesso, procure colocar no grupo pessoas que confia, mas que tenham vontade de trabalhar e venham a contribuir com todo o processo de organização.

O evento será pago ou gratuito?

Eis aí um ponto de extrema importância. Isso deve ser definido desde o primeiro instante.

Será um evento grande, cheio de palestrantes importantes, buffet, entre outras coisas? Como você vai pagar este evento? É bem provável que deverá ser pago, contudo, devido à alta qualidade do evento seu público pode sai elogiando seu trabalho e dizer que valeu a pena cada centavo. Sua autoridade aumentou, ganhou a confiança de seu público e sua renda aumentará. 

Agora, se você fizer um evento gratuito mesmo que seja de apenas um dia, poderá atrair mais pessoas, mostrar seu trabalho, ganhar a confiança de seu público, mais autoridade e ainda aumentar a lucratividade de sua empresa.

Qual a sua estratégia nesse momento?

Público-alvo e número de participantes

Quem é seu público-alvo? Você trabalhará completamente focado nele. Então pense: Que tipo de pessoa estaria interessado em participar de seu workshop? 

São homens? Mulheres? O sexo é indiferente? Qual é a faixa etária? Onde habitam essas pessoas? O que essas buscam em workshops como o que você está promovendo?

Prepare o evento focado em oferecer a melhor experiência para seus participantes, independente do workshop ser pago ou gratuito. Ofereça conteúdo de qualidade e extremo valor, portanto, é essencial que você descubra o que exatamente seu público deseja.

Palestrante ou Preletor

Capriche e dê o seu melhor para trazer um palestrante de respeito e autoridade. Novamente, é baseado em seu tema, sua estratégia e seu público-alvo que você vai definir quem será a pessoa certa para trazer e se comunicar com todos os presentes no workshop. 

Data, horário e local.

Após contatar o palestrante e definir a data com ele, é hora de escolher o local e o número máximo de pessoas que poderá comparecer em seu workshop. Nesse momento seu evento já está ganhando forma. 

Agora que definiu o local pode começar a organizar a estrutura como todos os equipamentos como iluminação, som e cadeiras para o público. São coisas que só poderá planejar após definir o local do workshop.

Marketing

É o momento de começar a trabalhar em seus anúncios, promover seu workshop e vender seus ingressos (caso não seja gratuito). 

Para lhe ajudar existem vários aplicativos a disposição no qual você pode planejar e organizar seu evento através deles, monitorar o desenvolvimento da organização do evento e ter acesso a relatórios em tempo real.

É importante que você siga rigorosamente seu planejamento e evite gastos desnecessários, portanto, esteja atento a detalhes que aparentemente podem parecer não ser “caros”, mas que lá na frente podem comprometer seu orçamento. 

Pós-evento

Não cometa os erros que a maioria das empresas cometem após realizarem um workshop. 

Ao finalizar o evento você terá total acesso ao e-mail do seu público para trabalhar com e-mail marketing, redes sociais para melhorar seu relacionamento com esses possíveis clientes e telefone se precisarem adicionar a um grupo exclusivo (se a pessoa concordar). 

Aproveite esses dados, eles são seu patrimônio de maior valor se souber como trabalhar com eles.

Muitos organizadores de eventos não dão a devida atenção a esse momento, mas o pós-evento é tão importante quanto o workshop, dependendo de sua estratégia é inclusive até mais importante. 

Estabelecer um bom relacionamento com seus clientes é fundamental para fidelizá-los e transformar os novos leads em clientes, e você poderá fazer isso no pós-evento.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *