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Como organizar uma conferência

O que é uma conferência?

Conferência é uma reunião de pessoas para falar sobre ideias, problemas e inovações dentro de um determinado tema central. Diferente dos simpósios no mundo dos eventos, vai muito além dos temas relacionados a assuntos científicos ou acadêmicos.

Geralmente, o público de uma conferência já possui entendimento ou ao menos atua profissionalmente numa área relacionada com tema proposto, e faz presença justamente para aprofundar-se no assunto.

Para todos que desejam saber como organizar uma conferência de sucesso, hoje passaremos alguns insights e dicas que visam auxiliar você a desenvolver o melhor evento, aumentar ainda mais seus negócios e sua autoridade em seu nicho de mercado.

Independe se você trabalha já a algum tempo com produção de eventos ou se é sua primeira vez, o conteúdo de hoje é exatamente para você.

Como organizar uma Conferência de Sucesso?

  1. Estabeleça sua meta.
  2. Defina o tema do evento.
  3. Break-even
  4. Equipe organizadora.
  5. Crie checklist.
  6. Patrocinadores.
  7. Organize a programação do evento.
  8. Defina regras.

Estabeleça sua meta

É muito comum em tudo o que vemos na internet estar exposto: Defina uma meta. Mas, se é tão normal assim, por que tantas pessoas ignoram a sua real importância?

O motivo para estabelecer uma meta para seu evento é simples: Quando acabar o evento, como saberá que sua conferência trouxe resultados?

Você precisa saber onde deseja alcançar, pode ser mais clientes, mais autoridade no mercado, aumentar seus contatos, as opções são infinitas e você deve criar sua meta baseado na necessidade de seu negócio hoje.

Defina o Tema do Evento

Sobre o que exatamente será falado em sua conferência? 

Se possível faça uma pesquisa buscando identificar as maiores necessidades de seu público ou o que eles gostariam de ouvir, dessa maneira você não precisará dedicar tanto esforço tentando convencer as pessoas a participarem do evento, afinal, elas já têm o desejo de estar presente. 

Lembre-se sempre de que você precisa entregar algo de valor ao seu público, o tema é a chave para o sucesso da conferência.

Break-even

Para que seu evento realmente tenha sucesso é preciso encerrá-lo com suas contas no azul e não no vermelho. 

  • Quanto você pode gastar?
  • Será vendido ingresso?
  • A entrada será gratuita?

Defina um limite de orçamento para seu evento, contudo, lembre-se que a realidade é diferente do planejado, portanto separe uma taxa para imprevistos. é de extrema importância que no processo você esteja analisando os custos reais com os projetados, mantenha tudo sob controle.

Com base em seu tema e método de sua conferência, se possível cobre pelo menos uma taxa simbólica de R$15,00 a R$20,00 por ingresso, desta maneira conseguirá levantar uma quantia em dinheiro para ajudar nos custos e ter lucratividade se esse for o propósito do evento.

Equipe Organizadora

Para um evento ter sucesso, a equipe precisa ser de sucesso também. Escolha bem quem fará parte da banca organizadora, opte por profissionais que sejam apaixonados pelo seu projeto e que literalmente vestem a camisa da empresa.

Delegue suas tarefas, mas cuide para não sobrecarregar ninguém ou acabará que a pessoa não conseguirá realizar nenhuma atividade de maneira adequada e máximo de qualidade.

Crie Checklist

O checklist servirá para tudo o que se enquadra dentro de sua conferência, inclusive para sua equipe organizadora, desta maneira saberão exatamente o que é esperado de cada um deles e facilitará seu trabalho.

Uma conferência exige vários detalhes no qual você deve acrescentar em sua checklist:

  • Local do Evento.
  • Ingressos/Design.
  • Plataforma para venda de ingressos.
  • Patrocinadores.
  • Acomodações.
  • Alimentação/água.
  • Materiais impressos.
  • Equipe de som.
  • Aparelhos de som, entre outros.

Deseja facilitar todo o seu trabalho na organização de sua conferência? Faça um checklist!

Patrocinadores

Definitivamente ter patrocinadores é de grande importância, principalmente para diminuir seus custos no processo, contudo, vamos esclarecer uma coisa: O patrocinador não manda no evento!

A decisão final sempre será sua e de sua equipe, não permita que seus patrocinadores tomem conta do seu evento ou será um total fracasso, ok?

Programação do Evento

Antes de iniciar é realmente preciso ter em mãos a programação para evitar uma bagunça e passar a imagem de que você não tem profissionalismo, afinal é essa a impressão que fica quando se vai a um evento e este não tem uma organização.

Como fazer isso? Checklist!

  1. Horário de abertura – Responsável – Duração.
  2. Horário da palestra – Responsável – Duração
  3. Horário de intervalo – Responsável – Duração
  4. Horário de retorno – Responsável – Duração
  5. Horário da palestra – Responsável – Duração…

e assim por diante, siga a risca sua programação.

Defina Regras

Nesse ponto não estamos falando de definir regras para sua equipe não, é para os participantes do evento mesmo…

A palestra vai começar às 09h00min? 09h20min fecha as portas e ninguém mais entra.

Por que?

Primeiro, mostra mais organização e profissionalismo da equipe organizadora.

Segundo, exige mais organização dos participantes.

Terceiro, desta maneira não atrapalha os participantes que estão presentes na platéia.

Pode parecer exagerado, mas acredite, não é. 

Desta maneira você não dá liberdade para o público ficar levantando a todo o momento e entrando e saindo do local, não só atrapalha as pessoas que realmente estão interessadas no que está sendo dito como é falta de respeito com o preletor, assim você consegue controlar melhor seu público nesses pontos.

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